CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION DU SERVICE MES CONGES ET ABSENCES
« Mes Congés et Absences » : Application « Mes Congés et Absences » qui offre un service de saisie et de validation de demandes de congés.
· Android : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.rh110.conge · Apple : https://itunes.apple.com/fr/app/id1361928087?mt=8
Donnée à caractère personnel : « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable […] directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant […] ». Article 4 du RGPD.
Mises à jour : Améliorations apportées au Service et décidées unilatéralement pour « Mes Congés et Absences » au regard des évolutions fonctionnelles.
Responsable du traitement : « la personne physique ou morale […] qui […] détermine les finalités et les moyens du traitement […] ». Article 4 du RGPD.
Le Responsable du traitement est responsable du respect du RGPD au sein de son organisation, et notamment du respect des droits des utilisateurs (droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, etc.).
Il s’agira ici de la société qui emploie l’Utilisateur.
Service : Ensemble des fonctionnalités de « Mes Congés et Absences » mises à la disposition des Utilisateurs.
Site web : Site web permettant à l’Utilisateurs d’accéder à toutes les fonctionnalités de SIRH souscrites par le Responsable du traitement.
Utilisateur : Personne physique habilitée à accéder à « Mes Congés et Absences ».
Les présentes conditions générales (CGU) ont pour objet de définir les modalités et conditions d’utilisation du Service de « Mes Congés et Absences » à l’utilisateur qui accepte la prestation.
Elles sont notamment accessibles et imprimables à tout moment par les Utilisateurs par un lien direct sur le Store.
Pour pouvoir utiliser le Service, l’Utilisateur doit avoir un accès Internet. Les coûts de l’accès à Internet sont supportés par l’Utilisateur.
Chaque Utilisateur reçoit par mail ses identifiants (code du dossier, nom d’utilisateur et mot de passe) lui permettant de se connecter à « Mes congés et absences ».
La connexion au Service en ligne vaut acceptation sans réserve des présentes CGU, ces dernières valant convention de preuve au sens de l'article 1356 du Code civil. L’utilisateur qui n’accepte pas d’être lié par les présentes CGU ne doit pas utiliser le Service.
Le mot de passe, permettant à l’Utilisateur de s'identifier et de se connecter au Service, est personnel et doit rester strictement confidentiel. L’Utilisateur est le seul gardien et responsable de son mot de passe et il s'engage à ne le communiquer à aucun tiers sous quelque prétexte que ce soit, et à le conserver strictement confidentiel.
En cas de perte, vol ou détournement de son identifiant et mot de passe, l’Utilisateur doit immédiatement demander en ligne depuis le Site web à ce que lui soient renvoyés ses identifiants de connexion et modifier son mot de passe sur son espace client afin de tenter d’éviter tout usage frauduleux. L’Utilisateur devra informer le Responsable du traitement dès qu'il aura connaissance de tout risque d'abus ou d'utilisation non autorisée de son mot de passe.
Dans la mesure du possible, « Mes congés et absences » s'efforcera d’être accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, mais n'est tenu à aucune obligation d'y parvenir. L’accès à « Mes congés et absences » peut être interrompu à tout moment, pour des raisons de maintenance et de mise à niveau, ou pour toutes autres raisons, notamment techniques.
Il est acquis que la responsabilité de « Mes congés et absences » ne pourra jamais être engagée en cas de suspension temporaire de l’accès au Service pour des raisons de maintenance ou pour toutes autres raisons, notamment techniques.
« Mes congés et absences » se réserve le droit de modifier sans préavis les fonctionnalités et les principes de fonctionnement du Service en vue de son amélioration.
« Mes congés et absences » se réserve le droit d'arrêter définitivement la fourniture du Service, sous réserve de respecter un délai de préavis de six mois, notifié par email, à l'adresse électronique renseignée par l’Utilisateur.
« Mes congés et absences » s'engage à apporter tout le soin possible à l'exécution de ses obligations et est soumis à une obligation de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat ce que l’Utilisateur reconnait et accepte expressément.
En aucun cas, « Mes congés et absences » ne sera tenu à réparation d’un préjudice indirect que pourrait subir l’Utilisateur, l’obligation de « Mes congés et absences » ne portant que sur le préjudice découlant directement de l’inexécution fautive des présentes CGU.
En outre, les dommages et intérêts dus par « Mes congés et absences » au titre d’un dommage quelconque résultant de l’inexécution des présentes CGU par « Mes congés et absences » ne pourront jamais excéder le montant total hors taxes effectivement encaissé par « Mes congés et absences » au cours des douze derniers mois au titre de l’exécution des présentes CGU.
L’Utilisateur est seul responsable de l’utilisation du Service et il ne pourra en aucun cas rechercher la responsabilité de « Mes congés et absences » dans le cas où il n’aurait pas respecté les présentes CGU.
L’Utilisateur est seul en mesure de s’assurer de la validité de l'ensemble des données qu’il fournit à « Mes congés et absences » par l’intermédiaire des formulaires de saisie mis à sa disposition. Cette transmission d’information est sous sa seule et unique responsabilité.
Il est expressément convenu que durant la fourniture de la prestation de service, objet des présentes CGU, « Mes Congés et Absences » agira uniquement sur la base des stipulations des présentes CGU, aux seules finalités et pendant les seules durées stipulées ci-après.
6.1. Propriété des données
« Mes Congés et Absences » conserve la responsabilité de sa base de données.
« Mes congés et absences » est autorisé à traiter les données à caractère personnel nécessaires pour fournir un service de SIRH.
« Mes congés et absences » détermine sous sa responsabilité les finalités du traitement des données à caractère personnel, lesquels sont : collecte et traitement de données concernant les congés et absences des Utilisateurs.
Les données à caractère personnel traitées, pour le bon fonctionnement de « Mes congés et absences » sont, par utilisateur :
- Le nom ;
- L'adresse e-mail ;
- Le numéro de sécurité sociale (NIR : Numéro d’identification au Répertoire des personnes physiques) ;
- Le matricule ;
- L’identifiant de connexion ;
- Le numéro de téléphone portable (donnée non obligatoire) ;
- Des éléments du contrat de travail : date d’embauche et date de dernier jour de travail (données non obligatoires).
Le Responsable du traitement a la faculté de gérer entièrement le paramétrage de la solution. Il a pour cela accès à un menu d’administration lui permettant de paramétrer unitairement les droits et habilitations des Utilisateurs, pour, notamment, leur permettre d’importer des documents via l’interface de saisie des demandes de congés.
En cas d’import le contenu du Document est à l’entière discrétion de l’Utilisateur. Tout Utilisateur qui importe un document sur « Mes congés et absences » est réputé donner son consentement explicite pour le stockage du document crypté sur les serveurs de « Mes Congés et Absences », et pour la transmission par email du dit document à son ou ses responsable(s) dans le cadre du processus de validation.
L’Utilisateur est seul responsable des imports de fichiers qu’il opère et il appartient au Responsable du traitement de s'assurer que les Utilisateurs qui procèderaient à ces actions sont habilités à cette fin et suffisamment formés dans le cadre du respect du RGPD.
« Mes congés et absences » s’engage à :
· Traiter les données uniquement pour les seules finalités qui font l’objet des présentes ;
· Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes ;
· Prendre en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut ;
« Mes congés et absences » doit aider le Responsable du traitement à s’acquitter de son obligation de donner suite aux demandes d’exercice des droits des personnes concernées : droit d’accès, de rectification, d’effacement et d’opposition, droit à la limitation du traitement, droit à la portabilité des données.
Dans cette perspective, « Mes congés et absences » s’engage, dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les délais prévus par le règlement européen sur la protection des données :
· A transmettre au Responsable du traitement toute demande d’exercice des droits qui pourrait lui parvenir directement et ;
· A exécuter toute demande du Responsable du traitement relative à la mise en œuvre des droits des personnes concernées.
En cas de demande de portabilité, « Mes congés et absences » extraira et transmettra les données à caractère personnel vers le destinataire qui sera indiqué par le Responsable du traitement dans un format structuré, courant et lisible.
Responsable du traitement notifiera par email à « Mes Congés et Absences » toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de quarante-huit (48) heures après en avoir pris connaissance. Cette notification est accompagnée de toute documentation utile afin de permettre, si nécessaire, de notifier cette violation à la CNIL dans les soixante-douze (72) heures suivant la découverte de la violation.
La notification contient au moins :
· La description de la nature de la violation de données à caractère personnel y compris, si possible, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées par la violation et les catégories et le nombre approximatif d’enregistrements de données à caractère personnel concernés ;
· La description des conséquences probables de la violation de données à caractère personnel ;
· La description des mesures prises pour remédier à la violation de données à caractère personnel, y compris, le cas échéant, les mesures pour en atténuer les éventuelles conséquences négatives.
Dans la mesure où il ne serait pas possible de fournir toutes ces informations simultanément, les informations pourront être communiquées de manière échelonnée sans retard indu.
Il appartient au Responsable du Traitement d’informer l’Utilisateur concerné par la violation de ces données à caractère personnel, lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour ses droits et libertés.
« Mes congés et absences » s’engage à mettre en œuvre des mesures organisationnelles, techniques, logicielles et physiques en matière de sécurité numérique pour protéger les données à caractère personnel contre les altérations, destructions et accès non autorisés.
Ces mesures sont notamment :
· La mise en place d’une connexion via certificat (HTTPS),
· Le cryptage automatique, sur le serveur, de toute donnée saisie ou importée et de toute pièce justificative importée ;
· L’utilisation des serveurs de Microsoft Azure pour l’hébergement, le stockage et le traitement des données. Ces serveurs sont localisés en UE.
Au terme de sa prestation, « Mes congés et absences » s’engage à restituer, dans un format standard, toutes les données à caractère personnel au Responsable du traitement.
Cette restitution s’accompagne de la fermeture des accès au Service pour tous les Utilisateurs du Responsable du traitement.
Cette restitution est conditionnée au paiement de toutes les factures restantes dues.
« Mes Congés et Absences » déclare tenir par écrit un registre de toutes les catégories d’activités de traitement effectuées :
· Les catégories de traitements effectués ;
· Le cas échéant, les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, y compris l'identification de ce pays tiers ou de cette organisation internationale et, dans le cas des transferts visés à l'article 49, paragraphe 1, deuxième alinéa du règlement européen sur la protection des données, les documents attestant de l'existence de garanties appropriées ;
· Dans la mesure du possible, une description générale des mesures de sécurité techniques et organisationnelles telle que décrites à l’article 6.6 des présentes CGU.
L’Utilisateur garantit à « Mes congés et absences » qu'il dispose de l'ensemble des autorisations légales et administratives requises pour l'utilisation du Service.
L’Utilisateur s'engage à ne pas utiliser le Service « Mes congés et absences » à des fins illicites, interdites et/ou illégales.
« Mes congés et absences » n'est en aucun cas responsable de l'utilisation ou de l'usage frauduleux qui pourrait en être fait. L’Utilisateur s'interdit d'utiliser le Service en vue d'élaborer un produit ou service concurrent et/ou de copier, reproduire toutes fonctionnalités, fonctions ou toute image graphique du Service.
L’Utilisateur s’engage expressément à stocker par lui-même les différents documents résultant de la prestation de service objet des présentes CGU.
L’Utilisateur est tenu de s'assurer que son matériel informatique est suffisamment puissant et conforme aux normes de sécurités actuelles.
L’Utilisateur déclare et garantit qu'il connaît parfaitement les caractéristiques et les contraintes de l'Internet, et notamment que les transmissions de données et d'informations sur l'Internet ne bénéficient que d'une fiabilité technique relative, celles-ci circulant sur des réseaux hétérogènes aux caractéristiques et capacités techniques diverses, qui perturbent l'accès ou le rendent impossibles à certaines périodes.
En conséquence, « Mes congés et absences » ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dégâts accidentels ou volontaires subis par l’Utilisateur et provoqués ou non par des tiers.
De même, « Mes congés et absences » ne pourra être tenue pour responsable des difficultés ou impossibilité d'accéder au Service, notamment en cas de coupure d’accès internet.
« Mes congés et absences » s'engage à réaliser les prestations et notamment permettre la collecte et le traitement de données concernant les congés et absences des Utilisateurs.
« Mes congés et absences » s'engage à traiter les demandes des utilisateurs (mail ou demande de traitement) dans les plus brefs délais. Si une demande nécessite une étude particulière le client est informé par mail que la demande est en cours d'étude et qu'un délai plus important est nécessaire.
« Mes congés et absences » s'engage à se maintenir accessible à tout moment en limitant au maximum les temps d'indisponibilités liés à des pannes ou des maintenances.
« Mes congés et absences » se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes CGU. L’Utilisateur sera informé de ces modifications par tout moyen utile. L’Utilisateur qui n’accepterait pas les CGU modifiées ne doit plus utiliser le Service.
Par exception à ce qui précède, « Mes congés et absences » pourra modifier les CGU unilatéralement pour prendre en compte des évolutions techniques.
Tout Utilisateur qui a recours au Service postérieurement à l’entrée en vigueur des CGU modifiées est réputé avoir accepté ces modifications.
L’Utilisateur s’engage, de manière générale et en référence aux dispositions légales – en particulier : la loi du 05/01/88 (loi Godfrain), le code de la propriété intellectuelle, le nouveau code pénal, les lois sanctionnant les infractions de presse, la loi sur la cryptologie – à ne pas effectuer d’opérations prohibées par la loi et/ou sanctionnées pénalement telles que :
· Se servir de « Mes congés et absences » pour stocker et/ou transmettre des documents ou éléments aux contenus à caractère violent, pédophile, pornographique ou contraire aux bonnes meurs, diffamatoires, à caractère sexiste, raciste ou discriminatoire, ou susceptibles de porter atteinte au respect des personnes et à leur dignité, ainsi qu’à la protection des mineurs … ;
· Se servir de « Mes congés et absences » pour stocker et/ou transmettre des programmes, logiciels, progiciels protégés par les lois sur la propriété intellectuelle ;
· Tenter de lire, modifier, copier ou détruire les données autres que celles qui ne lui sont pas destinées en propre, directement ou indirectement.
« Mes congés et absences » ne pourra être tenu responsable des détériorations d’informations ou des infractions commises par un Utilisateur qui ne se sera pas conformé à ces règles.
Les données hébergées par « Mes congés et absences » de même que son utilisation par l’Utilisateur pour ses besoins propres ou internes, sont de sa seule responsabilité. En particulier et notamment, « Mes congés et absences » ne peut être tenu aucunement responsable en cas d'utilisation du Logiciel avec des données erronées produisant des résultats erronés. A défaut, et s'il a connaissance d'une infraction à la présente disposition, par application de la Loi n°2004-575 dite pour la confiance dans l'économie numérique ou LCEN, et en sa qualité d'hébergeur des données, « Mes congés et absences » est en droit de procéder au retrait de toute donnée incriminée, éventuellement de suspendre l'accès de l’Utilisateur sans autres formalités ni préavis, nonobstant la faculté qui lui est offerte de résilier pour faute le présent Contrat sans préjudice de la possibilité de solliciter la réparation du préjudice subi.
La loi applicable aux relations entre les Parties est la loi française.
En cas de litige sur l’interprétation ou l’exécution des présentes CGU, le Tribunal de Commerce sera seul compétent nonobstant appel en garantie ou pluralité de défendeurs.